Meetings sind so etwas wie die Keimzelle der Zusammenarbeit in Unternehmen, denn sie eröffnen die Räume, die Mitarbeitende brauchen, um sich abstimmen und gemeinsam miteinander die Aufgaben des Berufsalltags zu bewältigen. Doch die Realität ist oft eine andere. Lange Zusammenkünfte mit fragwürdigem Ausgang, gelangweiltes Zusammensitzen, bis das angesetzte Zeitfenster endlich vorüber ist - wohl die meisten Menschen merken im Job, dass nicht wenige Meetings schlicht unproduktiv sind. "Eigentlich gibt es drei Gründe für Meetings: Entweder man möchte gemeinsam etwas erarbeiten, man hat routinemäßige Abstimmungen oder der soziale Austausch steht im Vordergrund", erinnert Dirk Schmachtenberg, Geschäftsführer einer Technologieberatung. Seine Erfahrung zeigt: Dieser Fokus fehlt den meisten Meetings. Dann wird Zeit eher gemeinsam totgeschlagen, als das am Ende etwas Produktives geschieht. Mit einigen bewussten Vorgaben wären leicht konstruktivere Zusammenkünfte möglich. "Ein klares Thema für den Termin, eine klare Zielsetzung und eine Zusammenfassung der Ergebnisse zu haben, würde schon einen großen Fortschritt bringen. Außerdem sollten die Teilnehmer zum Termin passen und nur so viel Zeit dafür eingesetzt werden, wie wirklich erforderlich ist", sagt Schmachtenberg. Der Berater richtet den Blick allerdings auch darauf, dass die Arbeitskultur insgesamt in den letzten Jahren eher gelitten hat. "Ich glaube, dass viele mittlerweile verlernt haben, überhaupt mal zwei, drei Stunden lang konzentriert zu arbeiten. Meetings, Emails oder Chats unterbrechen die Arbeit ständig. Wir wissen neurologisch, dass das für die Kreativität nicht gut ist, weil das Gehirn immer wieder neu hochfahren muss", erklärt Schmachtenberg. Vielleicht müssen wir wieder lernen, Arbeit vom anderen Ende zu denken. Welche Fokussierung brauchen Menschen, um im Job herauszufinden, was wirklich wesentlich ist? Und von dort aus dann schauen, welche Meetings diese Anliegen unterstützen?
„Die Hälfte der Meetingzeit kann man sich sparen“, Capital 16.1.2023